Polityka prywatności — TonMiro Systems

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych osobowych jest Lexine Gawek i Kielar spółka jawna z siedzibą w Krakowie, ul. Witkowicka 82, 31-242 Kraków, KRS 0000335571, NIP 7010197031, prowadząca serwis tonmiro.com i usługę TonMiro Systems („my", „Administrator").
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail info@tonmiro.com, telefon +48 797 533 645, listownie na adres siedziby.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Sprawami ochrony danych zajmuje się osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo w zespole; do niej trafiają wszystkie zgłoszenia z ust. 2.

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

W zależności od tego, o jakie dane chodzi, występujemy w jednej z dwóch ról:

Jakie dane	Nasza rola	Co to znaczy
Dane osób odwiedzających stronę, wysyłających formularz, uczestniczących w prezentacji, dane osób kontaktowych i reprezentantów klientów, partnerów programu poleceń, dane do faktur; logi bezpieczeństwa infrastruktury systemu (adres IP, czas i wynik logowania użytkowników)	Administrator	Sami decydujemy, po co i jak przetwarzamy te dane. Dotyczy ich niniejsza Polityka w całości.
Dane wprowadzone do systemu TonMiro Systems przez klienta i jego pracowników: konta użytkowników (login, rola, e-mail), pracownicy, kierowcy, operatorzy, kontrahenci, dostawcy, numery rejestracyjne, ważenia, tankowania, zdjęcia dokumentów, historia czynności w systemie itp.	Podmiot przetwarzający	Administratorem tych danych jest nasz klient (zakład). My przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie i na podstawie Umowy powierzenia. Osoby, których dane są w systemie, prawa z RODO realizują wobec klienta; pomagamy mu w tym.

3. Czyje dane i skąd je mamy

Odwiedzający stronę — adres IP, dane przeglądarki i urządzenia, odwiedzane podstrony, czas wizyty (logi serwera, pkt 12). Źródło: automatycznie z Twojej przeglądarki.
Osoby wysyłające formularz kontaktowy lub zamawiające demo — imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon, treść wiadomości, informacja „skąd wiesz o systemie". Źródło: od Ciebie.
Osoby kontaktujące się e-mailem lub telefonicznie — dane podane w korespondencji lub rozmowie. Źródło: od Ciebie.
Reprezentanci i osoby kontaktowe klientów — imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon, dane firmy, historia współpracy, dane do faktur. Źródło: od Ciebie lub od Twojego pracodawcy (klienta), ewentualnie z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG).
Użytkownicy systemu — dane konta (login, imię i nazwisko, rola, e-mail służbowy) oraz historia czynności w systemie przetwarzamy jako podmiot przetwarzający: o tym, komu założyć konto i z jakimi uprawnieniami, decyduje klient (pkt 2), także wtedy, gdy konto technicznie zakładamy my. Wyłącznie logi bezpieczeństwa infrastruktury (adres IP, czas i wynik logowania) przetwarzamy jako administrator — we własnym celu ochrony systemu przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres do 90 dni. Źródło: od klienta i automatycznie z systemu.
Uczestnicy programu partnerskiego — dane Partnera niezbędne do udziału w programie i rozliczenia prowizji (dane przedsiębiorcy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, e-mail, telefon, numer rachunku oraz dane dokumentu rozliczeniowego; prowizję rozliczamy wyłącznie z przedsiębiorcami) oraz dane poleconego klienta (nazwa firmy, osoba kontaktowa). Źródło: od partnera; dane poleconego klienta — od partnera i od samego klienta.
Osoby udzielające opinii i rekomendacji — imię, nazwisko, stanowisko, firma, treść opinii, link do profilu zawodowego. Źródło: od Ciebie, za Twoją zgodą.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Podstawa prawna (RODO)	Jak długo
Odpowiedź na zgłoszenie z formularza, e-mail lub telefon; umówienie i przeprowadzenie prezentacji	art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie; art. 6 ust. 1 lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes (obsługa zapytań)	do zakończenia sprawy, a następnie do 12 miesięcy na wypadek powrotu do rozmów; jeśli dojdzie do umowy — jak niżej
Zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z systemu: założenie kont, wdrożenie, wsparcie, komunikacja	art. 6 ust. 1 lit. b — umowa (gdy klientem jest osoba fizyczna); art. 6 ust. 1 lit. f — kontakt z reprezentantami i pracownikami klienta będącego spółką	przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu — zgodnie z § 12 Regulaminu: eksport w 14 dni; przy umowie trwającej co najmniej 12 miesięcy dostęp tylko do odczytu bezterminowo (do czasu żądania klienta lub zakończenia usługi), przy krótszej — usunięcie po 90 dniach; dane rozliczeniowe — jak przy fakturach
Wystawianie faktur, księgowość, rozliczenia podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe)	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi — co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), z uwzględnieniem zawieszenia lub przerwania biegu tego terminu
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes	do upływu terminów przedawnienia (zwykle 3 lata dla roszczeń z działalności gospodarczej, 6 lat dla roszczeń stwierdzonych orzeczeniem)
Marketing własny: informowanie obecnych i byłych klientów o nowych modułach i zmianach w systemie	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes (marketing bezpośredni własnych usług); przesyłanie informacji handlowych e-mailem, telefonicznie lub SMS-em odbywa się zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody	do wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu
Newsletter (jeśli uruchomimy)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; wysyłka dodatkowo zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej	do cofnięcia zgody
Program partnerski: przyjęcie polecenia, weryfikacja, naliczenie i wypłata prowizji	art. 6 ust. 1 lit. b — umowa z partnerem; art. 6 ust. 1 lit. c — rozliczenia podatkowe; art. 6 ust. 1 lit. f — weryfikacja polecenia u klienta	przez czas udziału w programie, następnie jak dla faktur i roszczeń
Publikacja opinii i rekomendacji w serwisie	art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda	do cofnięcia zgody
Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i systemu, wykrywanie nadużyć, kopie zapasowe	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes	logi: do 90 dni; kopie zapasowe: wg cyklu rotacji opisanego w Regulaminie
Statystyki odwiedzin strony (obecnie nie prowadzimy; jeśli włączymy — anonimowe, bez cookies, lub za zgodą)	art. 6 ust. 1 lit. f lub art. 6 ust. 1 lit. a	dane anonimowe lub zagregowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby (niebędące danymi osobowymi) — bezterminowo

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie umów:
- hosting i infrastruktura — cyberfolks.pl (cyber_Folks S.A., Poznań; dawniej kei.pl) — serwery w Polsce;
- poczta elektroniczna — skrzynki @tonmiro.com u tego samego dostawcy, cyberfolks.pl (serwery w Polsce);
- księgowość i obsługa faktur — biuro rachunkowe obsługujące Usługodawcę (wyłącznie dane do faktur i rozliczeń);
- obsługa prawna — w razie sporu;
- dostawcy narzędzi IT wykorzystywanych do rozwoju i utrzymania systemu — jeżeli w związku ze świadczeniem usług przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia;
- operatorzy płatności — jeśli w przyszłości wprowadzimy płatności online.
Dane mogą być udostępnione organom publicznym na podstawie przepisów prawa (np. urząd skarbowy, sąd, policja) — wyłącznie na ich żądanie mające podstawę prawną.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych innych podmiotów.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane klientów przetwarzane w ramach hostingu serwisu i systemu TonMiro Systems są przechowywane na serwerach w Polsce. Nie korzystamy z hostingu danych klientów poza EOG.
W przypadku uruchomienia zewnętrznego odtwarzacza (pkt 13) lub innego narzędzia zewnętrznego dane techniczne (np. adres IP, dane przeglądarki) mogą być przetwarzane przez jego dostawcę — w zakresie i na zasadach opisanych przy danym narzędziu.
Strona nie ładuje czcionek, skryptów ani innych zasobów z serwerów podmiotów trzecich — wszystkie pliki są serwowane z naszego serwera w Polsce.
Sztuczna inteligencja, o której piszemy na stronie, wspiera rozwój systemu i analizę procesu zakładu; do zewnętrznych dostawców modeli AI nie przekazujemy danych osobowych ani danych klientów powiązanych z osobą.
Jeżeli w przyszłości zaczniemy korzystać z narzędzi, które przekazują dane poza EOG (np. zewnętrzne modele AI, narzędzia analityczne), poinformujemy o tym w tej Polityce, a przekazanie będzie oparte na decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzulach umownych.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16);
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w każdej chwili wobec marketingu bezpośredniego (art. 21);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; aktualne dane kontaktowe organu: uodo.gov.pl.
Żądania kieruj na adres z pkt 1 ust. 2. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może być wydłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy. Możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia tożsamości.
Jeżeli Twoje dane są w systemie TonMiro Systems jako dane pracownika, kierowcy lub kontrahenta naszego klienta — administratorem jest ten klient i do niego należy kierować żądania. Jeśli zgłosisz się do nas, przekażemy żądanie klientowi i pomożemy w jego realizacji.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zgłoszenie, nie umówimy prezentacji ani nie zawrzemy umowy. Podanie danych do faktury jest wymagane przepisami prawa. Pola formularza oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zgłoszenia; pozostałe (np. telefon, „skąd wiesz o systemie") są opcjonalne.

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy odwiedzających stronę. Funkcje analityczne systemu TonMiro Systems (w tym oparte na sztucznej inteligencji) działają na danych zakładu klienta — o maszynach, paliwie, pomiarach, kosztach — i służą klientowi do oceny procesu, a nie do oceny osób.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowane połączenia (HTTPS), hasła przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, ograniczenie dostępu do infrastruktury do osób upoważnionych, logowanie dostępu, codzienne kopie przyrostowe i cotygodniowe pełne kopie zapasowe przechowywane w odrębnej lokalizacji, procedurę reagowania na incydenty.
W zespole jest osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo informacji i zgodność z RODO. Doświadczenie w ochronie danych wynosimy z prowadzenia od blisko 20 lat serwisów internetowych obsługujących dane klientów.
Jeżeli naruszenie ochrony danych może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgłaszamy je organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw lub wolności, zawiadamiamy również Ciebie bez zbędnej zwłoki (art. 33–34 RODO).

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis tonmiro.com używa wyłącznie mechanizmów (plików cookies i pamięci przeglądarki) niezbędnych do działania strony oraz zapamiętania ustawień wybranych przez Ciebie (język, motyw — zapisywane w chwili, gdy sam je zmienisz). Nie używamy cookies reklamowych ani śledzących i nie udostępniamy cookies podmiotom trzecim. Mechanizmy niezbędne do działania serwisu i świadczenia usługi żądanej przez użytkownika nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej). Pasek na stronie ma charakter wyłącznie informacyjny — przycisk „OK” zamyka informację i nie stanowi zgody; fakt zamknięcia zapisujemy w pamięci przeglądarki (tonmiro.cookies), a informację można ponownie wyświetlić przez link „Pliki cookie” w stopce.

Wykaz stosowanych mechanizmów:

Nazwa	Rodzaj	Cel	Czas życia
`tonmiro.lang`	localStorage	zapamiętanie wybranego języka strony (PL / SK / EN / CZ)	do usunięcia przez użytkownika
`tonmiro.theme`	localStorage	zapamiętanie motywu jasny / ciemny	do usunięcia przez użytkownika
`tonmiro.cookies`	localStorage	zapamiętanie, że informacja o plikach cookie została zamknięta	do usunięcia przez użytkownika
`tm_auth`	cookie (HttpOnly)	dostęp do wersji roboczej strony chronionej hasłem — tylko w wersji roboczej strony, do czasu publicznego startu	30 dni
sesja systemu TonMiro Systems	cookie (HttpOnly, Secure)	utrzymanie zalogowania użytkownika w systemie (tylko po zalogowaniu)	do wylogowania lub wygaśnięcia sesji

Możesz usunąć cookies i dane localStorage w ustawieniach przeglądarki oraz zablokować ich zapisywanie; strona będzie wtedy działać, ale nie zapamięta języka i motywu, a zalogowanie do systemu nie będzie możliwe.
Jeśli włączymy statystyki odwiedzin: użyjemy narzędzia, które nie zapisuje cookies i nie identyfikuje użytkownika (np. Plausible / Matomo w trybie bez cookies) — wówczas baner zgody nadal nie jest potrzebny. Jeśli wybierzemy Google Analytics — dopiszemy je do tabeli, dodamy baner zgody i sekcję o przekazaniu danych do Google.

12. Logi serwera

Serwer hostingowy automatycznie zapisuje logi żądań: adres IP, datę i godzinę, adres strony, kod odpowiedzi, typ przeglądarki i systemu, adres strony odsyłającej. Logi służą wyłącznie administrowaniu serwisem, wykrywaniu awarii i nadużyć oraz zapewnieniu bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie łączymy ich z innymi danymi w celu identyfikacji osób. Logi są przechowywane przez do 90 dni, a następnie usuwane.

13. Media społecznościowe i wideo

Filmy na stronie mogą być osadzone z serwisu YouTube (Google Ireland Ltd.) w trybie rozszerzonej ochrony prywatności (youtube-nocookie.com). Odtwarzacz ładuje się dopiero po Twoim działaniu (kliknięciu w miniaturę); po jego uruchomieniu dane techniczne mogą być przekazywane Google, który przetwarza je zgodnie z własną polityką prywatności: policies.google.com/privacy. Obecnie na stronie nie ma osadzonych filmów — ustęp zacznie obowiązywać z chwilą ich dodania.
Linki do profili na LinkedIn i YouTube prowadzą do zewnętrznych serwisów. Nie osadzamy wtyczek społecznościowych („lubię to", „udostępnij"), które przesyłałyby dane bez Twojego działania.
Jeśli kontaktujesz się z nami przez LinkedIn lub inny serwis społecznościowy, administratorem danych w tym serwisie jest jego operator; my przetwarzamy treść korespondencji w celu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

14. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, narzędzi lub zakresu przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem tonmiro.com/prawne/polityka-prywatnosci.html z datą obowiązywania.
O istotnych zmianach poinformujemy klientów e-mailem. Historia zmian:
- 1.0 — 15 września 2026 r. — pierwsza wersja.
- 1.1 — 9 października 2026 r. — aktualizacja treści (m.in. dane uczestników programu partnerskiego) i czeska wersja strony.
Polityka została sporządzona w języku polskim. Tłumaczenia na inne języki mają charakter wyłącznie informacyjny; w razie rozbieżności wiążąca jest wersja polska.

Dokumenty dodatkowe

Gotowe druki dla relacji pracodawca — pracownik lub współpracownik. Nie są częścią tego dokumentu; udostępniamy je, aby ułatwić wypełnienie obowiązków RODO w zakładzie (jeden egzemplarz na osobę, dane wykropkowane do uzupełnienia).

Kto z kim podpisuje. Upoważnienie podpisuje zakład jako administrator danych z osobą upoważnioną — pracownikiem, współpracownikiem lub kierowcą. Klauzulę informacyjną wydaje zakład, a pracownik, współpracownik lub kierowca potwierdza podpisem, że się z nią zapoznał. TonMiro Systems nie jest stroną żadnego z tych druków — relację między zakładem a nami reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wersje obcojęzyczne (tłumaczenie techniczne, wiążąca jest wersja polska): upoważnienie — EN · SK; klauzula informacyjna — EN · SK.

Polityka prywatności i plików cookies