TonMiroSystems ← späť na stránku
Právny dokument · príloha č. 1 k Podmienkam · informatívny preklad

Zmluva o poverení spracúvaním osobných údajov

Verzia 1.1 · účinná od 9. októbra 2026 · podľa čl. 28 GDPR

Sprostredkovateľ: Lexine Gawek i Kielar sp. j., ul. Witkowicka 82, 31-242 Kraków, Poľsko

PL EN SK CZ

Len informatívny preklad. Tento slovenský text je technický preklad určený na informačné účely. Právne záväzná je poľská verzia dokumentu dostupná na tonmiro.com/prawne/powierzenie-danych.html. V prípade rozporu má prednosť poľská verzia.
Načo je tento dokument. Pri vkladaní údajov zamestnancov, vodičov či obchodných partnerov do systému zostáva závod (klient) ich prevádzkovateľom a my ich preňho spracúvame. GDPR vyžaduje, aby bol tento vzťah upravený zmluvou s určeným obsahom (čl. 28 ods. 3). Táto zmluva sa uzatvára automaticky spolu so Zmluvou o používaní systému — netreba podpisovať osobitný dokument, hoci na žiadosť klienta pripravíme verziu na podpis.

§ 1. Strany a uzavretie zmluvy

  1. Prevádzkovateľ — Klient v zmysle Podmienok používania webu tonmiro.com a služby TonMiro Systems („Podmienky"), t. j. podnikateľ, ktorý so Sprostredkovateľom uzavrel Zmluvu o používaní Systému.
  2. Sprostredkovateľ — Lexine Gawek i Kielar spółka jawna so sídlom v Krakove, ul. Witkowicka 82, 31-242 Kraków, Poľsko, KRS 0000335571, NIP 7010197031, prevádzkujúca službu TonMiro Systems.
  3. Táto zmluva („Zmluva o spracúvaní") sa uzatvára okamihom uzavretia Zmluvy o používaní Systému a tvorí jej neoddeliteľnú súčasť. Pojmy s veľkým začiatočným písmenom, ktoré tu nie sú definované, majú význam podľa Podmienok. „GDPR" znamená nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.
  4. V prípade rozporu medzi Zmluvou o spracúvaní a Podmienkami alebo Zmluvou o používaní Systému má v oblasti ochrany osobných údajov prednosť Zmluva o spracúvaní.

§ 2. Predmet, povaha a účel spracúvania

  1. Prevádzkovateľ poveruje Sprostredkovateľa spracúvaním osobných údajov v rozsahu a na účel potrebný na poskytovanie služby prístupu k Systému, jeho implementáciu, údržbu, technickú podporu, tvorbu záloh a prenos údajov z doterajších zdrojov Prevádzkovateľa.
  2. Povaha spracúvania: spracúvanie v informačnom systéme sprístupňovanom cez internet (SaaS), zahŕňajúce najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, uchovávanie, prehliadanie, zmenu, export, zálohovanie a vymazávanie údajov — v rozsahu vyplývajúcom z funkcií Systému a pokynov Prevádzkovateľa.
  3. Účel spracúvania: vedenie evidencie a analýza prevádzky závodu Prevádzkovateľa (váženie a výdaj, stroje a vozidlá, tankovanie, oleje, filtre, merania, výrobné hodiny, dokumenty, servis) v súlade s funkciami Systému opísanými v Podmienkach a na Webe.
  4. Sprostredkovateľ môže — na základe tohto zdokumentovaného pokynu Prevádzkovateľa a v rozsahu stanovenom v Podmienkach — vykonať anonymizáciu a agregáciu zverených údajov výlučne s cieľom vytvoriť súbory, z ktorých pomocou primerane dostupných prostriedkov nemožno identifikovať Prevádzkovateľa, jeho závod ani fyzické osoby. Samotná anonymizácia je spracovateľskou operáciou vykonávanou na pokyn Prevádzkovateľa; až po jej úspešnom vykonaní možno vzniknuté informácie používať na vlastné účely uvedené v Podmienkach.
  5. Sprostredkovateľ nespracúva zverené údaje na vlastné účely, s výhradou anonymizovaných a agregovaných údajov podľa ods. 4 a § 12 ods. 6 Podmienok — tieto údaje nie sú osobnými údajmi.

§ 3. Druh údajov a kategórie osôb

  1. Kategórie dotknutých osôb:
    • zamestnanci a spolupracovníci Prevádzkovateľa (obsluha, mechanici, vedúci, kancelária, vodiči);
    • vodiči a zamestnanci obchodných partnerov Prevádzkovateľa (odberatelia kameniva, dopravcovia, dodávatelia paliva, servisy);
    • fyzické osoby podnikatelia, ktorí sú obchodnými partnermi Prevádzkovateľa;
    • osoby uvedené v dokumentoch vložených do Systému (napr. na vážnych lístkoch, faktúrach, protokoloch, fotografiách dokumentov).
  2. Druhy údajov: meno a priezvisko, pozícia alebo rola, prihlasovacie meno a odtlačok hesla, služobný e-mail a telefón, názov a údaje firmy, evidenčné čísla vozidiel, údaje z vážnych lístkov a výdajov (vodič, dopravca, odberateľ), údaje z tankovaní (kto, kedy, koľko), údaje z evidencie opráv a prehliadok, história činností v Systéme (logy), obsah dokumentov a fotografií vložených Prevádzkovateľom. Bezpečnostné logy infraštruktúry (IP adresa, čas a výsledok prihlásenia) vedie Sprostredkovateľ na vlastný účel ochrany Systému ako prevádzkovateľ týchto údajov — za podmienok opísaných v Zásadách ochrany osobných údajov; nie sú predmetom tohto poverenia.
  3. Prevádzkovateľ nezveruje osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR) ani údaje týkajúce sa odsúdení (čl. 10 GDPR). Ak Prevádzkovateľ zamýšľa vložiť do Systému takéto údaje (napr. lekárske posudky, informácie o zdravotnom stave obsluhy), musí to vopred písomne dohodnúť so Sprostredkovateľom.
  4. Ak Sprostredkovateľ zistí, že do Systému boli bez predchádzajúcej dohody vložené údaje podľa ods. 3, informuje o tom Prevádzkovateľa a — v technicky možnom rozsahu — obmedzí prístup k týmto údajom, kým od Prevádzkovateľa nedostane pokyn na ich vymazanie, ďalšie spracúvanie alebo zmenu rozsahu poverenia.
  5. Prevádzkovateľ môže kedykoľvek spresniť rozsah zverených údajov v dokumentárnej forme; to nevyžaduje zmenu Zmluvy o spracúvaní.

§ 4. Povinnosti Sprostredkovateľa

Sprostredkovateľ sa zaväzuje:

  1. spracúvať údaje výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Prevádzkovateľa — za pokyn sa považujú Podmienky, Zmluva o používaní Systému, táto Zmluva o spracúvaní a pokyny odovzdané Prevádzkovateľom e-mailom alebo prostredníctvom funkcií Systému; to platí aj pre prenos údajov do tretej krajiny, ak takú povinnosť neukladá právo Únie alebo členského štátu — vtedy Sprostredkovateľ informuje Prevádzkovateľa pred začatím spracúvania, pokiaľ to právo nezakazuje;
  2. bezodkladne informovať Prevádzkovateľa, ak podľa jeho názoru vydaný pokyn porušuje GDPR alebo iné predpisy o ochrane údajov;
  3. zabezpečiť, aby sa osoby oprávnené spracúvať údaje zaviazali mlčanlivosťou alebo podliehali zákonnej povinnosti mlčanlivosti a boli vyškolené v oblasti ochrany údajov;
  4. pripúšťať k spracúvaniu výlučne osoby s oprávnením a len v rozsahu potrebnom na plnenie ich povinností;
  5. zaviesť a udržiavať technické a organizačné opatrenia opísané v § 5 a prílohe B;
  6. dodržiavať podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa (§ 6);
  7. pomáhať Prevádzkovateľovi pri plnení povinností voči dotknutým osobám a povinností podľa čl. 32–36 GDPR (§ 7);
  8. po ukončení poskytovania služieb vymazať alebo vrátiť údaje podľa § 11;
  9. poskytovať Prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa čl. 28 GDPR a umožňovať audity (§ 9);
  10. viesť záznamy o kategóriách spracovateľských činností vykonávaných v mene Prevádzkovateľa (čl. 30 ods. 2 GDPR).

§ 5. Bezpečnostné opatrenia

  1. Sprostredkovateľ s prihliadnutím na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie opatrení a povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj na riziko pre práva a slobody fyzických osôb, zavádza primerané technické a organizačné opatrenia zabezpečujúce úroveň bezpečnosti primeranú tomuto riziku (čl. 32 GDPR).
  2. Opatrenia zahŕňajú najmä: šifrovanie prenosu (TLS), uchovávanie hesiel výlučne vo forme kryptografického odtlačku, riadenie prístupu podľa rolí, zaznamenávanie prístupov a zmien, denné prírastkové a týždenné úplné zálohy uchovávané mimo produkčného servera, postup obnovy po havárii, obmedzenie administrátorského prístupu na oprávnené osoby s použitím kryptografických kľúčov, aktualizáciu softvéru, testovanie zmien pred nasadením do produkčného prostredia. Podrobný zoznam obsahuje príloha B.
  3. Sprostredkovateľ môže bezpečnostné opatrenia meniť za podmienky, že sa tým nezníži úroveň ochrany údajov.

§ 6. Ďalšie poverenie (subdodávatelia)

  1. Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný súhlas so zapojením ďalších sprostredkovateľov (subdodávateľov) uvedených v prílohe A.
  2. O zámere pridať alebo nahradiť subdodávateľa Sprostredkovateľ informuje Prevádzkovateľa e-mailom aspoň 14 dní vopred. Prevádzkovateľ môže v tejto lehote vzniesť odôvodnenú námietku. V prípade námietky strany rokujú; ak nedosiahnu dohodu, Prevádzkovateľ môže vypovedať Zmluvu o používaní Systému s účinnosťou ku dňu začatia využívania nového subdodávateľa a Sprostredkovateľ pomerne vráti odmenu zaplatenú vopred.
  3. Sprostredkovateľ uloží každému subdodávateľovi — zmluvou — rovnaké povinnosti ochrany údajov, aké vyplývajú z tejto Zmluvy o spracúvaní, a nesie voči Prevádzkovateľovi plnú zodpovednosť za plnenie povinností subdodávateľa.
  4. Aktuálny zoznam subdodávateľov je zverejnený v prílohe A na adrese tonmiro.com/prawne/powierzenie-danych.html.

§ 7. Pomoc Prevádzkovateľovi

  1. Ak sa dotknutá osoba obráti na Sprostredkovateľa so žiadosťou o uplatnenie práv podľa čl. 15–22 GDPR týkajúcou sa zverených údajov, Sprostredkovateľ žiadosť odovzdá Prevádzkovateľovi do 3 Pracovných dní a neodpovedá samostatne, pokiaľ ho o to Prevádzkovateľ nepožiada.
  2. Sprostredkovateľ pomáha Prevádzkovateľovi pri vybavovaní žiadostí osôb — najmä sprístupnením, opravou, exportom alebo vymazaním údajov v Systéme — v lehote umožňujúcej Prevádzkovateľovi dodržať lehoty podľa čl. 12 GDPR, najneskôr do 7 Pracovných dní od doručenia pokynu. Pomoc v bežnom rozsahu funkcií Systému je bezplatná; mimoriadne žiadosti vyžadujúce práce nad rámec funkcií Systému (napr. opakované, s veľkou prácnosťou) môžu byť po predchádzajúcej dohode účtované podľa Cenníka, v medziach odôvodnených a preukázaných nákladov. Poplatok sa neúčtuje, ak potreba dodatočnej práce vyplýva z chyby alebo porušenia povinností na strane Sprostredkovateľa.
  3. Sprostredkovateľ podporuje Prevádzkovateľa pri vykonaní posúdenia vplyvu na ochranu údajov (čl. 35 GDPR) a predchádzajúcej konzultácii s dozorným orgánom (čl. 36 GDPR) poskytnutím informácií o Systéme a uplatňovaných opatreniach.

§ 8. Porušenia ochrany údajov

  1. Sprostredkovateľ oznámi Prevádzkovateľovi zistené porušenie ochrany osobných údajov týkajúce sa zverených údajov bez zbytočného odkladu, najneskôr do 24 hodín od zistenia porušenia, na e-mailovú adresu kontaktnej osoby Prevádzkovateľa.
  2. Oznámenie obsahuje aspoň: opis povahy porušenia, kategórie a približný počet dotknutých osôb a záznamov, možné následky, prijaté a navrhované nápravné opatrenia, kontaktné údaje. Ak nie je možné poskytnúť všetky informácie naraz, Sprostredkovateľ ich dopĺňa postupne.
  3. Sprostredkovateľ porušenia dokumentuje, spolupracuje s Prevádzkovateľom pri oznámení dozornému orgánu a informovaní osôb a neinformuje tretie strany o porušení bez dohody s Prevádzkovateľom, pokiaľ to nevyžaduje právo.

§ 9. Právo kontroly

  1. Prevádzkovateľ má právo kontrolovať súlad spracúvania so Zmluvou o spracúvaní — formou písomných otázok, dotazníkov alebo auditu vykonaného Prevádzkovateľom alebo povereným audítorom, ktorý nie je konkurentom Sprostredkovateľa.
  2. Audit na mieste sa oznamuje aspoň 14 dní vopred, nie častejšie ako raz ročne (obmedzenia frekvencie a lehoty oznámenia sa neuplatňujú, ak audit nasleduje po porušení ochrany údajov, vyplýva zo žiadosti dozorného orgánu alebo ak má Prevádzkovateľ odôvodnené a zdokumentované dôvody podozrievať podstatné porušenie Zmluvy o spracúvaní alebo GDPR), v Pracovné dni, spôsobom nenarúšajúcim činnosť Sprostredkovateľa a neohrozujúcim dôvernosť údajov iných klientov. Náklady auditu znáša Prevádzkovateľ, pokiaľ audit nepreukáže podstatné porušenie Zmluvy o spracúvaní.
  3. Sprostredkovateľ odpovedá na písomné otázky do 14 dní a zistené nedostatky odstráni v lehote dohodnutej s Prevádzkovateľom.

§ 10. Povinnosti Prevádzkovateľa

  1. Prevádzkovateľ vyhlasuje, že je prevádzkovateľom zverených údajov a má právny základ na ich spracúvanie a zverenie, najmä že splnil informačnú povinnosť voči zamestnancom a obchodným partnerom (čl. 13–14 GDPR).
  2. Prevádzkovateľ sa zaväzuje vkladať do Systému výlučne údaje potrebné na účely podľa § 2 a nevkladať údaje podľa § 3 ods. 3 bez dohody.
  3. Prevádzkovateľ zodpovedá za správu účtov svojich Používateľov vrátane prideľovania rolí zodpovedajúcich rozsahu povinností a blokovania účtov osôb, ktoré stratili oprávnenie.
  4. Prevádzkovateľ určí kontaktnú osobu pre záležitosti ochrany údajov a informuje o jej zmene.

§ 11. Trvanie a ukončenie

  1. Zmluva o spracúvaní platí počas trvania Zmluvy o používaní Systému a počas obdobia, v ktorom Sprostredkovateľ uchováva zverené údaje po jej ukončení (§ 12 ods. 3 Podmienok — export, prístup iba na čítanie, cyklus rotácie záloh).
  2. Po ukončení Zmluvy o používaní Systému Sprostredkovateľ podľa voľby Prevádzkovateľa vykonanej do 14 dní od ukončenia:
    1. vráti údaje vo formáte umožňujúcom ich čítanie (XLSX/CSV, PDF, obrazové súbory) a vymaže ich zo Systému, alebo
    2. vymaže údaje bez vrátenia.
    Ak voľba nebude vykonaná, uplatní sa § 12 ods. 3 Podmienok (export, následne vymazanie po uplynutí tam uvedených lehôt). Lehota 14 dní sa týka voľby medzi vrátením údajov spolu s ich vymazaním a samotným vymazaním; neobmedzuje právo Prevádzkovateľa zvoliť si režim iba na čítanie v lehote uvedenej v § 12 ods. 3 písm. b) Podmienok.
  3. Ak si Prevádzkovateľ zvolí režim iba na čítanie podľa § 12 ods. 3 písm. b) Podmienok, toto obdobie je ďalším obdobím poskytovania obmedzenej služby spracúvania na zdokumentovaný pokyn Prevádzkovateľa a táto Zmluva o spracúvaní zostáva v tomto rozsahu v platnosti. Prevádzkovateľ môže tento režim kedykoľvek ukončiť a zvoliť vrátenie údajov spolu s ich vymazaním alebo samotné vymazanie podľa ods. 2.
  4. Vymazanie zo záloh sa vykoná v cykle ich rotácie (najneskôr do 12 mesiacov); dovtedy sa zálohy uchovávajú v šifrovanej podobe, oddelene od produkčného prostredia, a nepoužívajú sa na iné účely než obnovu po havárii. Ak sa záloha núdzovo obnoví, Sprostredkovateľ na obnovené údaje opätovne uplatní skoršie pokyny na vymazanie, ktoré už boli pred obnovou vykonané.
  5. Na žiadosť Prevádzkovateľa Sprostredkovateľ potvrdí vymazanie údajov písomne alebo e-mailom.
  6. Sprostredkovateľ môže údaje uchovať v rozsahu, v akom to vyžaduje právo Únie alebo členského štátu — o čom informuje Prevádzkovateľa.

§ 12. Zodpovednosť

  1. Sprostredkovateľ zodpovedá voči Prevádzkovateľovi za škody spôsobené spracúvaním len vtedy, ak nesplnil povinnosti, ktoré GDPR ukladá výslovne sprostredkovateľom, alebo ak konal mimo zákonných pokynov Prevádzkovateľa alebo v rozpore s nimi (čl. 82 ods. 2 GDPR).
  2. Zodpovednosť Sprostredkovateľa voči Prevádzkovateľovi zo Zmluvy o spracúvaní je obmedzená podľa § 17 Podmienok, s výnimkou škôd spôsobených úmyselne a v rozsahu, v akom je obmedzenie neprípustné podľa čl. 82 GDPR. Toto obmedzenie sa týka výlučne vzájomných nárokov strán a neobmedzuje práva dotknutých osôb, najmä právo na náhradu škody podľa čl. 82 GDPR, ani zákonné pravidlá zodpovednosti a regresu medzi účastníkmi spracúvania.
  3. Ak dozorný orgán uloží jednej zo strán správnu pokutu za porušenie zavinené druhou stranou, strana, ktorá porušenie zavinila, nahradí druhej strane — v právne prípustnom rozsahu a v rozsahu zodpovedajúcom skutočnému rozsahu jej zodpovednosti — výšku pokuty a preukázané náklady konania. Toto ustanovenie sa nedotýka právomocí dozorného orgánu ani kogentných pravidiel zodpovednosti vyplývajúcich z GDPR.

§ 13. Záverečné ustanovenia

  1. Zmeny Zmluvy o spracúvaní sa vykonávajú postupom pre zmeny Podmienok (§ 21 Podmienok); zmena prílohy A — postupom podľa § 6.
  2. Vo veciach neupravených touto zmluvou sa uplatní GDPR, poľský zákon o ochrane osobných údajov a poľský Občiansky zákonník.
  3. Na žiadosť Prevádzkovateľa strany podpíšu Zmluvu o spracúvaní v písomnej forme s obsahom totožným s touto zmluvou, s uvedením údajov Prevádzkovateľa a jeho kontaktnej osoby.
  4. Zmluva o spracúvaní bola vyhotovená v poľskom jazyku. Preklady do iných jazykov majú výlučne informačný charakter; v prípade rozporu je záväzná poľská verzia.

Vzory na stiahnutie pre Prevádzkovateľa

Hotové tlačivá, ktoré uľahčujú plnenie povinností podľa § 10 (jeden exemplár na osobu; údaje na doplnenie). Slovenské verzie sú pripravené podľa slovenského práva a majú orientačný charakter — pred použitím ich dajte potvrdiť advokátovi na Slovensku:

Kto s kým podpisuje. Poverenie podpisuje prevádzka ako prevádzkovateľ a poverená osoba — zamestnanec, spolupracovník alebo vodič. Informačnú klauzulu vydáva prevádzka a zamestnanec, spolupracovník alebo vodič podpisom potvrdí, že sa s ňou oboznámil. TonMiro Systems nie je stranou ani jedného z týchto tlačív — vzťah medzi prevádzkou a nami upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov.

Príloha A — zoznam subdodávateľov

SubjektSlužbaMiesto spracúvaniaZáklad prenosu
cyber_Folks S.A. (značka cyberfolks.pl, predtým kei.pl), Poznaň, Poľskohosting serverov Systému, záloh a elektronickej pošty @tonmiro.comPoľskozmluva o spracúvaní s poskytovateľom hostingu

Systém spravujú výlučne zamestnanci Sprostredkovateľa a jeho stáli spolupracovníci na základe občianskoprávnych zmlúv. Fyzické osoby konajúce pod priamym vedením Sprostredkovateľa na základe individuálneho poverenia na spracúvanie údajov a záväzku mlčanlivosti (§ 4 body 3–4) nie sú subdodávateľmi (ďalšími sprostredkovateľmi) v zmysle čl. 28 ods. 2 GDPR — bez ohľadu na právny základ zamestnania alebo spolupráce. Ak však spolupracovník koná ako samostatný subjekt poskytujúci službu a spracúva zverené údaje v mene Sprostredkovateľa mimo jeho priameho vedenia, považuje sa za subdodávateľa a uvádza sa vo vyššie uvedenom zozname podľa § 6. Účtovná kancelária Sprostredkovateľa nemá prístup k zvereným údajom (dostáva výlučne zúčtovacie údaje Prevádzkovateľa ako obchodného partnera).

Príloha B — technické a organizačné opatrenia

Riadenie prístupu

Ochrana prenosu a uchovávania

Kontinuita prevádzky

Bezpečnosť softvéru

Organizácia